議長は単なる司会ではなく、活発な議事審議を促進するのが役目です。

発言を促す、出された意見を整理する、議題からそれてきたら引き戻す、何が決まったのかを確認するなど、結構忙しい。

代表や理事長が議長を担うところもあるようですが、提案する側が主導することになり、反対しにくい雰囲気になったり、強引に議事を進めたように受け取られることもあるため、中立の立場の別のメンバーが担うことが望ましいでしょう。

会議に出席していたからといって、みんな同じように理解しているとは限りません。

聞き逃していたり、受け取り方がずれていたり、実行し始めてから「えっ！そうだっけ？」ということも多々あります。

そこで重要なのが議事録。

議事録が配布されたら、欠席した人はもちろん、出席者も議事録を詳細に確認し、自分の理解に間違いがなかったかどうかを確かめましょう。

そのためにも、議事録は会議後できるだけ速やかな（1週間以内）配布が必要です。

意見がいろいろ出てくると、参加者全員が理解し共有するために、整理する必要が出てきます。

そのときに役に立つのがホワイトボード。

まずは発言を板書して（見える化）、同じ言葉を共有するだけで、ずいぶん理解が進みます。

「今何を話しているか」「これまでどんな意見が出たのか」「私の意見はちゃんと伝わったか」等も明確になり、冷静に議論を進めることができます。部屋の隅に追いやらず、ぜひ活用しましょう。

弘法は筆を選びませんが、会議は場所を選びます。会議の形態・参加人数などを考慮して、部屋の広さや形・明るさや照明・音響や外からの音などの環境や、椅子やテーブル・ホワイトボード・マイクなどの備品を整えます。

部屋が広すぎて落ち着かない、声が響きすぎて発言が聞きづらい、板書しようとしたらマーカーがなかった等が起こると、円滑な会議運営に支障が出ます。限られた条件ではあっても、できるだけ適切な環境で行えるよう準備しましょう。

報告を聞くだけの会は別として、意見を出して話し合うには、適正な人数があります。ロの字になって、お互いの顔（表情）が見える形と考えると、最大20名が限度でしょうか。

「みんなで一緒に話そうね」とこれ以上集めてしまうと、結局言いたいことも言えず、他の人の意見もよく聞けないまま終わってしまいます。

参加対象者を考える時、このサイズを念頭に組み立てましょう。

「急に意見を聞かれても考えられない」「提案の内容がよくわからない」「いつまでたっても決まらない」「資料が不足していて判断できない」等々のお困りごとは、準備がしっかり出来ていれば大体解決できます。

提案内容を整理して優先順位をつけ、提案書を用意し、時間配分を決め、必要な資料を揃え、当日の役割分担を決めておく。

議題の事前配布が出来れば、考える時間が取れ、なお良いでしょう。何事も準備が肝心です。